Distrikt/Västra Distriktet/Protokoll/Styrelsemöte 2013-02-24/Bilaga 7

Från Kunskapsbanken
Hoppa till: navigering, sök

Bilaga 7


Handlingsplan för Kansli till UPVD

Det fanns planer inom UPVD att ta fram en handlingsplan för att kunna erhålla ett välfungerande och bemannat kansli som kan bära en stor del av den administrativa bördan för distriktet och dess lokalavdelningar ty distriktets huvudsyfte är att stötta lokalavdelningar så är det ett ypperligt tillfälle att kunna göra detta. Ett av de största hindren för människor att engagera sig inom föreningslivet är just den administrativa bördan det innebär. Ifall vi hade haft ett kansli med arvoderad personal så hade vi undsluppit många av dessa problem. Vi hade kunnat låta fler medlemmar till fullo kunna nyttja sin fria tid och engagemang till operativt arbete och slippa den administrationsstrategiska biten.


Lokalen: Det är viktigt att inte falla i samma eländiga fälla som all offentlig verksamhet gång på gång faller i det är inte alltid att det ”billigaste alternativet är det som blir billigast i längden”. Vad ingår i hyran är det första man måste fråga sig. En tom lokal för 1000kr i månaden som man sedan måste förse med el,värme, vatten, internet basic möblemang för att ens kunna bedriva någon form av verksamhet i lokalen blir väldigt dyr i slutändan om man ska stå för allting själv, jämför man det med ett alternativ som sägs kostar 2000:- i månaden men inkluderar då fri värme, vatten, el och internet, samt möjlighet att nyttja ett konferens rum som redan är möblerat är ju inte dyrt i förhållande till vad man får för pengarna.

Nedan följer en kalkyl för hur kansliet skulle kunna finansieras. Denna är beräknad på att ”hyran” för lokalen ligger enligt det senare alternativet. Men att internet,värme, vatten, el och andra vitala saker ingår. Samt även en del kontors utrustning som kan finnas till låns för mindre arbeten exempelvis skrivare, kopiator, projektor, konferensrum, pentry/kök, Samt ”eget” kontor, Exponeringsyta utåt mot allmänheten, viss lagerkapacitet. (alla som varit på W1 i lund kan ju relatera till det något liknande är faktiskt vad vi behöver.)

Budget 2013 15'000 ”lokalbidrag UPVD” 0 40% av lokalkostnaden (6000:-) tillbaka retroaktivt nästkommande år från VGA 3'000 20% Från lokalavdelning (3000:-) som förärats kansliet i sitt upptagningsområde.

-20,000 Hyra 10x2000


Budget 2014

9'000 ”lokalbidrag UPVD” 6'000 40% retroaktivt från VGA 3'000 Lokalavdelning

-24,000 Hyra 12x2000


Personal

1 Arvoderad Kanslichef arvode 15k i månaden (17,323,5 ink arb.avg. (-25)) (ca 210k/år)

Utgifter per år Lokal(24k) Kanslichef (210k) Materiel (10k)


Arvodering är inte att betrakta som vanligt arbete. Det handlar mer om en uppgift som ska skötas, än att en viss tid ska läggas in. Uppdraget går ut över möjligheten till annat arbete. En arvodering kan i princip beskrivas som att köpa loss tid för uppdraget. Uppdraget är även väldigt krävande, då det ofta sträcker sig över såväl vardagar, helger som kvällar, och överlag ställs krav på en mycket hög tillgänglighet. Detta motiverar en arvodering.


Syftet med att ha en arvodering är att tillföra resurser till UPVD. Genom att ha en person som kan fokusera på UPVD utan att behöva göra prioriteringar med aktiviteter som ska försörja den samme så frigörs en väldigt stor potentiell resurs för distriktet, detta är värt mer än pengarna det kostar.


Som arvoderad omfattas man ej av normala arbetsrättsliga regler för arbetstid, semester och liknande som gäller för en normal anställning. I princip är man alltid i tjänst, och Piratrörelsen ska vara den primära prioriteten under mandatperioden. Arbetstiden är ej fastlagd till ett specifikt antal timmar, utan det handlar om ett antal funktioner som ska upprätthållas. Funktionerna specificeras i separata styrdokument. Det ligger i första hand på den som har ansvar för stöd till arvoderade, och i andra hand på distriktsstyrelsen i stort att se till så att de uppsatta målen och uppgifterna är möjliga att uppfylla med en rimlig arbetstid. Arbetsinsatsen fördelas över tiden beroende på behov, och en stor del kommer att behöva utföras på kvällstid och under helger. Arbetstidens mest effektiva fördelning beror i första hand på hur distrikte och dess omvärld utvecklas, vilket i princip är omöjligt att fastslå i förväg. Det är därför meningslöst och ineffektivt att precisera arbetstider (totalt och för olika arbetsuppgifter). Riktlinjerna är dock att det i genomsnitt bör vara 40 arbetstimmar i veckan vid heltid, 20 vid halvtid osv.


En tillgänglighet dygnet runt på telefon och e-post skulle i princip vara önskvärt men skulle också med största säkerhet påverka arbetet i övrigt negativt. Av tidigare erfarenhet inom förbundet vet vi att det inte är långsiktigt hållbart att vara tillgänglig dygnet runt. Det finns ett värde i att begränsa tillgängligheten för att minska risken för utbränning, och ge en möjlighet att ladda batterierna. Här finns också aspekten att en fullständig tillgänglighet går ut över möjligheten att utföra många uppgifter som kräver koncentration och möjlighet till fokusering samt distans till den dagliga verksamheten. För att underlätta och möjliggöra för såväl ideella som yrkesverksamma är de officiella telefontiderna 11.00 till 19.00. Undantag från detta är under möten och annat som kräver att telefonen slås av. Vid ledighet i samband med helg eller kompenserad helg måste möjlighet finnas att slå av telefonen. De arvoderade ska då kommunicera internt så att minst en av dem fortfarande är tillgänglig. E-post och relevanta forum bör läsas en gång per dygn. Dessa begränsningar gäller dock inte under extraordinära förutsättningar då istället full tillgänglighet krävs. Exempel på sådana tillfällen kan nämnas stor negativ uppmärksamhet runt piratrörelsen i media.


För att orka med det krävande arbetet och för att engagemanget ska hålla över ett helt år eller mer har arvoderade rätt till tjugofem betalda semesterdagar per år. Alla semesterdagar bör inte tas ut samtidigt utan istället delas upp i minst två perioder. Varje månad ska innehålla minst en helt Pirat-ledig helg. Efter en helg som inte varit ledig är det starkt rekommenderat att vara ledig en eller två dagar den kommande veckan. När den ledigheten planeras in är upp till den arvoderade. Då ledigheten inte är semester i traditionell mening utgår inget semestertillägg för arvode under ledighet.