Årsmöte

Från Kunskapsbanken
Hoppa till: navigering, sök

Årsmöte

Alla lokalavdelningar måste hålla årsmöte minst en gång om året. Det är på detta årsmöte som föreningens medlemmar bestämmer föreningens verksamhet. Årsmötet bestämmer vad föreningen ska göra (verksamhetsplan), ska betala för (budget), vem som ska sköta alltihop (välja en styrelse) och behandlar övriga förslag från medlemmar (motioner). Till årsmötet bjuds alla föreningens medlemmar in och har rätt att rösta och komma med förslag.

Innan mötet

Inför ett årsmöte finns det några saker som styrelsen måste förbereda. Det mesta står i föreningens stadgar, som ni kan hitta i Ung Pirats dokumentarkiv

Bestäm tid för mötet Först måste man bestämma tid och datum för mötet. Det är i finns ofta i föreningens stadgar en viss period på året under vilken man måste hålla årsmötet, till exempel mellan 1:a januari och 31:a mars. Om det här datumet redan har varit går det fortfarande bra att hålla årsmöte, men då är det mindre tid på året kvar och saker kan vara bli lite krångligare.

Skicka kallelse En kallelse skickas ut till föreningens alla medlemmar. Hur kallelsen ska se ut och mer specifikt vad som ska finnas med i den brukar också finnas i föreningens stadga. Vanligt är också att mötet måste kallas ett visst antal dagar innan årsmötet, detta för att medlemmarna ska ha tid nog att hinna läsa kallelsen och alla handlingar. Normalt är detta 2 veckor. Kallelsen är alltså en slags inbjudan till mötet som innehåller allt vi ska prata om så att alla kan komma förberedda och planera för det i god tid.

Viktiga möteshandlingar Innan mötet så måste också styrelsen ta fram möteshandlingar som innehåller allt som mötet behöver. Allt detta ska skickas ut till medlemmarna och ska finnas tillgängligt under mötet.


Det viktigaste är: (se nedan för mer utförlig beskrivning)

  1. En korrekt dagordning (hur den ska vara utformad står i stadgarna)
  2. Verksamhetsberättelse
  3. Ekonomisk berättelse
  4. Revisionsberättelse
  5. Valberedningens förslag till nästa års förtroendeuppdrag.


Vanligt är också att den sittande styrelsen tar fram ett förslag på verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår, som mötet sedan eventuellt gör ändringar i innan det godkänns.

Allt det här ska tas fram av styrelsen, med undantag för förutom revisionsberättelsen och valberedningens förslag. Det är dock viktigt att ta kontakt med revisorn och valberedningen och se till att dessa skickar in sina dokument i tid så att det kan gå ut i kallelsen.

Verksamhetsberättelse

En verksamhetsberättelse är en sammanfattning av vad föreningen gjort under verksamhetsåret. Vanligt är att man tar föregående års verksamhetsplan och kommenterar de punkter som finns med i den. Här kan också styrelsen skriva vad de tyckte gick bra, vad de lärt sig och vad de önskar att de hade gjort annorlunda, eller berätta om något de gjorde helt utanför

Ekonomisk berättelse

Den ekonomiska berättelsen är precis som verksamhetsberättelsen en sammanfattning av vad som hänt under verksamhetsåret men den här gången så tar man endast upp de ekonomiska händelserna. Allra minst ska den ekonomiska berättelsen bestå av ett budgetutfall där man listar föregående års budget och skriver hur mycket som faktiskt tagits på de olika budgetposterna samt ev. kommentarer om det finns oklarheter eller stora skillnader mellan budgetpost och utfall. Jämte den ekonomiska berättelsen så ska också en resultat- och balansräkning finnas med. Vet ni inte hur ekonomisk berättelse ska skrivas går det bra att kontakta Förbundssekreterare.

Revisionsberättelse

Revisionsberättelsen ska innehålla revisorns redogörelse för hur styrelsen skött sig under året samt revisorns kommentarer om vad som var bra och vad som kunde ha varit bättre samt en rekommendation i frågan om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen.

Valberedningens förslag till förtroendeposter

Valberedningen ska under året ta fram kandidater till de olika förtroendeuppdragen i föreningen. Det är vanligt att varje förslagen person har en kort motivation om varför denne är lämplig för just den posten. Dessa lämnas sedan in till styrelsen som tar med förslaget i möteshandlingarna. Finns det ingen valberedning eller ifall de inte har ett förslag kan medlemmar ställa upp direkt på mötet.

Verksamhetsplan

En verksamhetsplan är ett dokument som beskriver de saker som föreningen vill genomföra under verksamhetsåret. Vanligtvis är det ordnat i konkreta mål som ska uppfyllas. Såhär kan en verksamhetsplan se ut:

Ung Pirat X ska under året

  • Hålla medlemsträffar och spela spel, titta på film och äta pizza
  • Skicka medlemmar på förbundets utbildningar och aktiviteter
  • Diskutera politik och skriva minst en motion till Förbundskongressen
  • Gå på LAN, marknader och andra event i staden för att rekrytera medlemmar
  • Besöka minst en skola för att berätta om oss och rekrytera medlemmar

Budget

En budget är en uppställning av de inkomster och utgifter som föreningen beräknas ha under det kommande verksamhetsåret indelade i kategorier. Varje år får föreningar bidrag från förbundet. Hur mycket bidraget är på regleras i Bidrag. Det här är vanligtvis föreningens främsta inkomst. Därefter ska planerade utgifter stå med, till exempel för bankavgifter, kampanjmaterial och pizza. Representation kallas budgeten som låter ordföranden och/eller styrelsen åka iväg på saker, till exempel träffar med förbundet, och täcker både resor och eventuella mat- eller boendekostnader.

Såhär kan en budget se ut:

Budget
Intäkter Bidrag från förbundet 1750kr
Utgifter Bankavgifter 300kr
Pizza 400kr
Utbildning hos förbundet 600kr
Resultat (Att spara till nästa år) 450kr
Summa 0kr

När årsmötet börjar

När man börjar årsmötet så är det viktigt att följa dagordningen som skickades ut i kallelsen. Det går bra för mötet att göra ändringar i dagordningen men för att årsmötet ska vara giltigt så måste man åtminstone behandla de punkter som finns inskrivna i föreningens stadgar. Här nedan så kommer vi gå igenom de punkter som ska gås igenom i en förening med Ung Pirats exempelstadgar. Glöm inte att dubbelkolla så att era stadgar inte skiljer sig från dessa.

Mötets öppnande

Den här punkten handlar bara om att någon förklarar mötet öppnat. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Kalle Karlsson förklarade mötet öppnat kl 13:37″

Mötets behörighet

På den här punkten så kollar mötet i stadgarna och kontrollerar så att årsmötet har kallats till på ett korrekt sätt och att allt som rör årsmötet i stadgarna har efterföljts. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet fann sig behörigt kallat”

Justering av röstlängd och eventuella adjungeringar

När man kommer till den här punkten så skriver man ned alla medlemmar som är på mötet i en lista. Det är så att man senare ska kunna se vilka var med under mötet. Om någon t.ex. lämnar eller kommer sent till mötet så får man gå tillbaks till den här punkten och justera röstlängden. Man kan också välja att låta (adjungera) andra personer som vanligtvis inte skulle få det närvara, ställa förslag eller rösta på mötet. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte:

”Mötet fastställde röstlängden till:

  1. Kalle Karlsson
  2. Hassan Muhammad
  3. Ingrid Ingridsson
  4. Anna Andersson
  5. Kate Kartofel
  6. Hen Hendriksson (Närvarade endast under punkt 1 till 5)


Mötet valde också att adjungera följande personer med närvaro, yttrande och förslagsrätt:

  1. Charles Johnson”

Val av mötets ordförande

Mötesordförande är den som leder mötet, vanligt är att den som öppnat mötet leder mötet fram till den här punkten när mötet antingen väljer den personen formellt till mötesordförande eller väljer någon annan. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet valde Kate Kartofel till mötets ordförande”

Val av mötets sekreterare

Mötessekreteraren är den som skriver mötesprotokollet. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet valde Kalle Karlsson till mötets sekreterare”

Val av justerare

Justerarens uppdrag är att läsa igenom protokollet som mötessekreteraren skrivit och se till att allt stämmer överens med hur mötet gått till och skriver under protokollet när det är korrekt. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte:

”Mötet valde Hassan Muhammad och Anna Andersson till justerare”

Styrelsens verksamhetsberättelse för förra året

På den här punkten presenteras föreningens verksamhetsberättlese som vi gått igenom här ovan, alltså det ni har gjort under året. Vanligtvis så läses den upp av någon medlem i den avgående styrelsen som suttit i föreningen under föregående verksamhetsår och så svarar den styrelsen på eventuella frågor från mötesdeltagarna. Det går bra att dra verksamhetsberättelsen muntligt om den inte finns nedskriven sen innan men ni måste skriva ned en berättelse att ha med i protokollet, även om det bara är "vi hade två fikaträffar". Den verksamhetsberättelse som mötet antar läggs till handlingarna (Det betyder att den alltid ska finnas med protokollet som en bilaga). Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet beslutade att lägga verksamhetsberättelsen för förra året till handlingarna. Se bilaga 1.”

Ekonomisk berättelse för förra året

På punkten ekonomisk berättelse för förra året så går man igenom den ekonomiska berättelsen, alltså hur pengarna har rört sig under året. Precis som för verksamhetsberättelsen så är det vanligt att någon ur styrelsen läser upp den på mötet och svarar på frågor om någon skulle undra över något. Eftersom det brukar vara kassören som skrivit den ekonomiska berättelsen så är det vanligtvis också kassören som gör det. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet beslutade att lägga den ekonomiska berättelsen för förra året till handlingarna. Se bilaga 2.”

Revisorernas berättelse för förra året

När det kommer till revisorernas berättelse så gör man precis som på de två tidigare punkterna. Helst så ska revisorn vara närvarande och läsa upp och svara på frågor. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet beslutade att lägga revisorns berättelse för förra året till handlingarna. Se bilaga 3.”

Ansvarsfrihet för förra årets styrelse

I revisorns berättelse för förra året så ingår en rekommendation om ansvarsfrihet för förra årets styrelse. Med ansvarsfrihet menas att den avgående styrelsen inte gjort något olagligt. Att inte bevilja ansvarsfrihet är något man gör om styrelsen misskött sig så pass att föreningen vill driva rättsprocess mot dem, inte för att markera att man ogillat styrelsens arbete. Om någon revisionsberättelse inte inkommit till årsmötet brukar frågan om ansvarsfrihet bordläggas (skjutas upp) till nästa årsmöte. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet beslutade att bevilja ansvarsfrihet för den avgående styrelsen.”

Årets verksamhetsplan

På den här punkten går man igenom den verksamhetsplanen över alla saker som årsmötet vill att föreningen ska genomföra under verksamhetsåret. Vanligt är som sagt att den föregående styrelsen redan har förberett en verksamhetsplan som man arbetar från och gör ändringar i där mötet känner för det. Det är sedan det framarbetade (framvaskade) förslaget som antas. Även verksamhetsplanen ska finnas som en bilaga till mötesprotokollet. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet antog den framvaskade verksamhetsplanen. Se bilaga 4.”

Årets budget

Budgeten hanteras på samma sätt som verksamhetsplanen. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet antog den framvaskade budgeten. Se bilaga 5.”

Val av årets styrelse

Under styrelsevalet så är det dags att välja vilken styrelse som ska sitta till nästa årsmöte och se till att verksamhetsplanen och budgeten följs. Vanligt är att valberedningen har tagit fram ett förslag på en ny styrelse och att valberedningen är med på mötet och presenterar de olika kandidaterna och berättar för mötet hur de resonerat. [Läs mer om de olika posterna i en styrelse här.] Läs mer i era stadgar om vilka och hur många poster som ska fyllas i styrelsen. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte:

”Mötet valde följande styrelse för året:

  • Ordförande: Kate Kartofel
  • Sekreterare: Kalle Karlsson
  • Kassör: Ingrid Ingridsson
  • Ledamot: Hassan Muhammad
  • Ledamot: Hen Hendriksson”

Val av årets revisor

På den här punkten väljer man en eller flera revisorer. Dubbelkolla era stadgar för hur många som ska väljas och om ni ska ha revisorsersättare. [Läs mer om revisorsrollen här.] Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet valde Charles Johnson till årets revisor.”

Val av årets valberedare

På den här punkten väljer man en eller flera valberedare. Dubbelkolla era stadgar för hur många valberedare som ni ska välja. [Läs mer om vad det innebär att vara valberedare här.] Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Mötet valde Anna Andersson till årets valberedare”

Övriga frågor

Under den här punkten tar man vanligtvis upp alla extra frågor som kommer upp under mötet. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte:

  1. "Glass till styrelsen

Anna Andersson föreslår att den avgående styrelsen ska bjudas på en glass av nästkommande styrelsen.

Mötet beslutade att bifalla yrkandet”

Mötets avslutande

Precis som motsvarande punkt för mötets öppnande så är den här punkten bara till för att markera när mötet avslutas. Så här kan det se ut i protokollet från ett årsmöte: ”Kate Kartofel förklarar mötet för avslutat kl 15:00″

Exempelbeslut

När man håller årsmöte är det några moment som inte är obligatoriska, men som starkt rekommenderas för att förenklas styrelsens arbete under året.

Konstituerande styrelsemöte

Ett konstituerande styrelsemöte är det första styrelsemötet styrelsen har efter årsmötet. Det är bra att försöka ha det här mötet direkt efter årsmötet när alla fortfarande är på plats. Ett konstituerande styrelsemöte behandlar bara de mest basala sakerna som behövs för att komma igång. Exempel på dessa beslut är styrelsens kommunikation, firmateckning, attesträtt och mötesdatum.

Styrelsens kommunikation

Nu när den nya styrelsen är vald kan det vara en god idé att bestämma hur ni ska fortsätta hålla kontakten under året. Många gillar att sköta styrelsearbete över mail, men ibland kan en smsgrupp eller chatt var smidigare. Kanske har er förening en facebookgrupp? Kolla Lista med kommunikationskanaler. Under den här punkten borde ni i alla fall passa på att ta varandras kontaktinformation. Ett beslut i protokollet kan se ut såhär:

"Mötet beslutar att ha email som officiell kommunikationskanal samt att ha löpande kontakt över IRC."

Attesträtt

För att man ska kunna ta beslut om att spendera lokalavdelningens pengar även mellan styrelsemöten kan man ge en eller flera personer attesträtt. Det betyder att den personen kan godkänna kostnader upp till det tak man gett i beslutet. Det kan man göra genom att ta beslutet: "att ge [personens namn] attesträtt upp till [siffra] kronor." Attesträtten finns kvar fram tills lokalavdelningens styrelse väljer att dra tillbaka den. Därför är det bra att ta ett beslut om att återkalla all attesträtt när en ny styrelse tillträder. Det kan man göra genom att ta beslutet: "att dra tillbaka all tidigare attesträtt." Det kan ofta vara bra att ge till exempel styrelsens ordförande attesträtt upp till en viss nivå i början av året så att det blir enklare att arrangera fikor och annan social verksamhet där man kan bjuda på något eller att köpa in kampanjmaterial.

Mötesdatum

Ofta är det svårt att lyckas planera in styrelsemöten så att alla i styrelsen har tid. Därför kan det vara bra att i början av året planera in regelbundna möten för resten av året så att alla kan lägga in det i sin kalender direkt innan de bokar in något annat. Vanligtvis behöver man som mest ha möte en gång varannan månad eller varje månad. För att sätta ut datumen för möten i förväg kan man ta beslutet: "att anta följande som datum för styrelsemöten.

Se även

Lathund för försenat årsmöte